Política de Privacidad y Protección de Datos

INTRODUCCIÓN

El presente documento y sus anexos, han sido redactados en cumplimiento de lo dispuesto en el Reglamento (UE) 2016/679 de protección de datos de carácter personal y recoge la política de
protección de datos de la empresa así como las medidas de índole técnica y organizativa necesarias para garantizar la la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de los datos
de carácter personal.

El presente documento de protección de datos responde a la necesidad de la empresa como responsable del tratamiento de cumplir con las obligaciones derivadas del Reglamento (UE) 2016/679 de protección de datos de carácter personal, teniendo en cuenta la infraestructura y las
circunstancias particulares de la organización.

El Responsable del Tratamiento, según el Reglamento (UE) 2016/679 de protección de datos, es la persona física y/o jurídica, privada o pública, que decide sobre el tratamiento de los datos. Esta responsabilidad debe desarrollarla durante toda la “vida” del dato, es decir, desde que este entra a formar parte del sistema de información hasta la eliminación del mismo.

Su condición de Responsable hace que está sujeto a los requerimientos establecidos en la normativa y que, en consecuencia, tenga que observar cuantas obligaciones disponga el Reglamento.

Todas las menciones a documentos a los que se hace referencia como anexos o adjuntos relevantes para ejercitar los derechos de protección de datos serán accesibles bajo solicitud vía email.

POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS

SARA LOPEZ BLANCO con CIF 08037922C domicilio social en CMO. CASERIO 5, 1º A localidad TORRECABALLEROS CP 40160. provincia Segovia es responsable de los tratamientos de datos de carácter personal que realiza.

SARA LOPEZ BLANCO aplica el principio de responsabilidad activa en el tratamiento de sus datos de carácter personal, manteniendo una constante puesta al día y una promoción de la mejora continua del sistema de protección de datos. Mantiene toda la documentación y los registros a disposición de la autoridad de control y de los encargados del tratamiento aportando las evidencias que demuestren su firme compromiso con la protección de los datos de carácter personal.

SARA LOPEZ BLANCO garantiza:

  • El respeto a las libertades y los derechos fundamentales de las personas físicas
  • Que los datos son tratados de manera lícita, leal y transparente
  • Que los datos tratados son exactos, adecuados, pertinentes y limitados en relación con los fines para los que son recogidos
  • Que los fines para los que son recogidos son explícitos y legítimos y que no son tratados de manera incompatible con dichos fines
  • Que los datos no se mantendrán más allá del tiempo necesario para los fines para los que han sido recabados
  • Las medidas técnicas y organizativas apropiadas para garantizar un nivel de seguridad adecuado al riesgo.

En aquellos tratamientos de datos que entrañen un alto riesgo para los derechos y libertades de las personas SARA LOPEZ BLANCO realizará una evaluación de impacto conforme se recoge en el presente documento.

Asimismo si tuviera que designar un delegado de protección de datos para el asesoramiento, la supervisión y la cooperación entre la empresa y la autoridad de control se determinará de conformidad con el art. 37 del Reglamento (UE) 2016/679 y según lo establecido en el presente documento.

ALCANCE y ÁMBITO DE APLICACIÓN

SARA LOPEZ BLANCO está establecida en España y realiza, para el ejercicio de sus actividades, el tratamiento de datos de carácter personal de ciudadanos residentes en la Unión Europea. Es responsable del tratamiento de los datos personales. En representación legal actúa SARA LOPEZ BLANCO.

Las actividades desarrolladas se pueden resumir en las siguientes:

Para el desarrollo de sus actividades la empresa cuenta con los siguientes centros de trabajo:

Centro principal.

Los corresponsables del tratamiento, cuando existan, determinan de modo transparente y de mutuo acuerdo las responsabilidades  respectivas en el cumplimiento de las obligaciones impuestas por el
Reglamento (UE) 2016/679. El contenido del acuerdo se encuentra en el Anexo ACUERDO DE “CORRESPONSABILIDAD” DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS (Documento gestionado internamente por la empresa).

Las actividades de tratamiento realizadas por la empresa se recogen en el Registro de Actividades de Tratamiento del presente documento. En el citado registro queda recogido el ámbito territorial de cada una de las actividades.

Para el cumplimiento de las obligaciones como encargado del tratamiento, cuando se traten datos por cuenta de terceros y en virtud del art. 28 del Reglamento (UE) 2016/679 se estará a lo dispuesto por la cláusulas contractuales que se añaden al contrato de prestación de servicios y que se recogen en el Anexo CLÁUSULAS CONTRACTUALES PARA LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS COMO ENCARGADO DEL TRATAMIENTO (Documento gestionado internamente por la empresa).

En cuanto al sistema de tratamiento y/o almacenamiento de datos, la empresa realiza:

– Tratamiento automatizado de datos personales (Digital / Informática). Datos que son tratados de manera automatizada o mecanizada, es decir, en formato electrónico o digital mediante  sistemas informáticos

– Tratamiento no automatizado de datos personales (Manual / Papel). Datos que son tratados de manera manual, sin ningún sistema automatizado, es decir, los datos que se tratan exclusivamente
en formato papel.

BASES DE LEGITIMACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS

Identificación de la base legal sobre la que se desarrolla el tratamiento

El Reglamento (UE) 2016/679 conserva el principio establecido en la Directiva 95/46 en virtud del cual todo tratamiento de datos personales debe apoyarse en una base jurídica que lo legitime.

Establece, como regla general, que los datos personales deben ser tratados con el consentimiento del interesado, pero admite cualquier otra base legítima conforme a Derecho: relación contractual, intereses vitales del interesado o de terceros, obligación legal para el  responsable, interés público, etc.

Teniendo en cuenta el principio general de “responsabilidad proactiva”, es un requisito apoyar el tratamiento de los datos en una base que lo legitime. Se tiene documentado el interés legítimo en el que se  fundamenta cada actividad de tratamiento y así lo el Registro de Actividades de Tratamiento.

Asimismo teniendo en cuenta el principio de transparencia y de información, la empresa proporciona la base legal del tratamiento a todos los interesados como se indica en el apartado correspondiente del presente documento.

Licitud basada en el contrato de prestación de servicios

El tratamiento de los datos personales necesarios para la correcta prestación de los servicios acordados contractualmente fija la base jurídica necesaria para efectuar dicho tratamiento.

Sólo se recaba el consentimiento de los interesados si las finalidades son distintas a las acordadas contractualmente.

Licitud basada en el consentimiento

El consentimiento se regula en el art. 6 del Reglamento (UE) 2016/679 como uno de los supuestos que legitiman el tratamiento de datos,  adicionalmente en el art. 7 se identifican las condiciones en las que debe prestarse el consentimiento y, finalmente en el art. 9 se regula el consentimiento con datos sensibles. También se regula el mismo en los considerandos 32, 40, 42, 43 y 171.

El consentimiento debe de consistir en una declaración afirmativa o una clara acción afirmativa para la prestación del mismo, no admitiéndose por tanto el consentimiento tácito.

Para los interesados cuyos datos se tratan con finalidades distintas a las referidas en el contrato de prestación de servicios, se requiere una aceptación voluntaria, clara, específica, informada e inequívoca por parte del interesado.

El consentimiento del interesado podrá ser escrito, por medios  electrónicos o por voz, conservando los registros a disposición de la autoridad de control. Anexo CONSENTIMIENTO EXPRESO PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL OBTENIDOS DIRECTAMENTE DE LOS INTERESADOS (Documento gestionado internamente por la empresa).

En caso de tratar categorías especiales de datos el consentimiento será siempre por escrito, conservando la prueba que demuestra que se ha prestado el mismo.

El consentimiento en el caso de menores de 13 años

El artículo 8 del Reglamento (UE) 2016/679 establece nuevas pautas sobre el consentimiento de los menores de edad en el tratamiento de sus datos personales con el fin de aumentar la privacidad de la información.

El uso de los datos personales en el ámbito de los servicios de la  sociedad de la información en menores de edad -como, por ejemplo, redes sociales- será legal siempre y cuando estos tengan más de 13 años.

Por debajo de los 13 años, se necesitará el consentimiento del “titular de la patria potestad” (si son dos tutores legales el consentimiento lo deben firmar ambos).

Licitud basada en una obligación legal

El tratamiento de los datos personales necesarios para el cumplimiento de las obligaciones legales fija su base jurídica en las normas  establecidas.

La empresa trata los datos de carácter personal de sus empleados como consecuencia inevitable y necesaria de la relación laboral, y actuaría de forma engañosa si intentara legitimar este tratamiento a través del consentimiento. Por lo tanto la empresa no basa el ratamiento de los datos de carácter personal de sus empleados en el consentimiento, sino que emplea el contrato laboral como base jurídica.

Para el tratamiento de datos con una finalidad distinta al cumplimiento de una obligación legal (como el contrato laboral o la comunicación con la administración tributaria o con la seguridad
social) se estará a lo dispuesto en el apartado anterior  (consentimiento).

Licitud para el tratamiento de los datos que no han sido recabados directamente de los interesados

En el caso que se traten datos de carácter personal que no han sido recabados directamente de los interesados, se garantiza que los derechos y libertades de los interesados prevalecen sobre los intereses legítimos perseguidos por la empresa, por ejemplo para el envío de publicidad.

Asimismo se garantiza que la fuente de obtención de los datos es una fuente de acceso público y que los interesados no están inscritos en la Lista Robinson.

TRATAMIENTO DE CATEGORÍAS ESPECIALES DE DATOS

El Reglamento (UE) 2016/679 establece en el art. 9 las categorías especiales de datos refiriéndose a los datos sensibles que precisan una especial protección, ya sea por su naturaleza o por la relación que puedan tener con los derechos y las libertades fundamentales de las personas y les aplica disposiciones específicas cuando su tratamiento pueda entrañar altos riesgos en la protección de datos.

El Reglamento (UE) 2016/679 establece por defecto la prohibición del tratamiento de estas categorías de datos con excepciones específicas para cuando el interesado haya dado su consentimiento explícito o en el marco de actividades legítimas por determinadas asociaciones o
fundaciones cuyo objetivo sea permitir el ejercicio de las libertades fundamentales.

También determina que se podrán tratar datos sensibles cuando exista un interés público fundamentado en la legislación vigente de cada país de la UE, por ejemplo en el ámbito laboral, protección social,  pensiones, sanidad u otras amenazas graves para la salud.

Como excepción a la prohibición por defecto expuesta en el apartado anterior, la empresa sólo trata categorías especiales de datos cuando:

– El interesado haya dado su consentimiento explícito para fines específicos (excepto si está prohibido por la legislación vigente).

– Es necesario para proteger los intereses vitales del interesado, cuando está incapacitado para dar su consentimiento.

– El tratamiento lo realiza legítimamente una organización sin ánimo de lucro con finalidad política, filosífica, religiosa o sindical con relación a sus fines.

– El interesado ha hecho manifiestamente públicos sus datos.

O cuando el tratamiento está fundamentado en la legislación vigente:

– Bajo la responsabilidad de personas sujetas a la obligación del secreto profesional.

– Para fines de asistencia sanitaria o social, medicina preventiva o laboral o diagnóstico médico incluida la evaluación de la capacidad laboral del trabajador.

– Para procedimientos judiciales.

– Es necesario para cumplir la legislación laboral, o la de seguridad o protección social o la de convenios colectivos.

– Es necesario por razones de interés público en el ámbito de la salud pública o la asistencia sanitaria.

– Es necesario para fines de archivo en interés público en investigaciones científicas, históricas o estadísticas.

La empresa realizará tratamiento de datos basado en una elaboración de perfiles que contemple la confección de decisiones individuales basadas en un tratamiento automatizado destinado a evaluar
aspectos personales o analizar o predecir datos de salud, cuando el interesado ha dado su consentimiento para fines específicos permitidos por la legislación vigente o el tratamiento se realice para fines de interés público o bajo la supervisión de poderes públicos,  fundamentados en la legislación vigente.

Cuando la empresa realiza tratamientos de categorías especiales de datos lleva un registro de dichas actividades, según se describe en el apartado REGISTRO DE ACTIVIDADES DEL TRATAMIENTO.

Cuando la empresa realiza tratamientos a gran escala de categorías especiales de datos efectúa una evaluación de impacto relativa a la protección de datos, según se describe en el apartado EVALUACIÓN DE IMPACTO.

Cuando la empresa realiza tratamientos a gran escala de categorías especiales de datos designa un Delegado de Protección de Datos, según se describe en el apartado DELEGADO DE PROTECCIÓN DE DATOS.

TRANSPARENCIA E INFORMACIÓN A LOS INTERESADOS

El Reglamento (UE) 2016/679 recoge que la información a los interesados, tanto respecto a las condiciones de los tratamientos que les afecten, como en las respuestas a los ejercicios de los derechos, deberá proporcionarse de forma concisa, transparente, inteligible y de fácil acceso, con un lenguaje claro y sencillo.

Según establece el art. 13 Reglamento (UE) 2016/679, cuando los datos se obtienen directamente de los interesados la empresa facilita la siguiente información:

– La identidad y los datos de contacto del responsable.

– Los datos del delegado de protección de datos, en su caso.

– Los fines del tratamiento a que se destinan los datos personales, la base jurídica y el interés legítimo.

– Los destinatarios o las categorías de destinatarios.

– El plazo de conservación de los datos personales o los criterios utilizados para determinarlo.

– La existencia del derecho a solicitar el acceso, rectificación o supresión, la limitación del tratamiento, a oponerse y el derecho a la portabilidad.

– El derecho a presentar una reclamación ante la autoridad de control.

Los datos de carácter personal podrán ser cedidos, previa autorización del interesado previo análisis de la cesión (las cesiones pueden estar basadas en requisitos legales o contractuales o en un requisito necesario para suscribir un contrato)

La existencia de decisiones automatizadas y elaboración de perfiles estarán sujetas a la evaluación de impacto, informando debidamente a los interesados al respecto.

Antes de realizar tratamientos de datos personales para una finalidad distinta de la que fueron recogidos, se informa al interesado y la información abarca esa otra finalidad y cualquier otra información pertinente.

La información que se facilita a los interesados se recoge en el Anexo INFORMACIÓN DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES CUANDO LOS DATOS PERSONALES SE OBTIENEN DIRECTAMENTE DEL INTERESADO (Documento gestionado internamente por la empresa).

Según establece el art. 14 Reglamento (UE) 2016/679, cuando los datos no se obtienen directamente de los interesados la empresa facilita la información citada en el párrafo anterior más información sobre la fuente de la que proceden los datos personales.

Si los datos personales se utilizan para establecer comunicación con el interesado, se le comunica la información a que tiene derecho en el momento de la primera comunicación y si está previsto comunicar los datos a otro destinatario, se le comunica la información a más tardar en el momento en que los datos personales son comunicados por primera vez.

La información que se facilita a los interesados en este caso se recoge en el Anexo INFORMACIÓN DE PROTECCIÓN DE DATOS  PERSONALES CUANDO LOS DATOS PERSONALES NO SE OBTIENEN DEL INTERESADO (Documento gestionado internamente por la empresa).

No es necesario informar a los interesados cuando ya disponen de la información, cuando la comunicación de dicha información resulta imposible o supone un esfuerzo desproporcionado, cuando la información imposibilita u obstaculiza el logro de los objetivos del tratamiento, cuando la obtención o la comunicación está expresamente establecida por normas de derecho aplicables, o cuando los datos personales tienen carácter confidencial sobre la base de una  obligación de secreto profesional.

Se han evitado fórmulas especialmente farragosas y se emplea un vocabulario que facilita la comprensión por parte de cualquier interesado.

Las cláusulas informativas explican el contenido al que  inmediatamente se refieren de forma clara y accesible para los interesados, con independencia de sus conocimientos en la materia.

La información a los interesados se facilita por escrito, incluidos los medios electrónicos, incluso se facilita verbalmente, previa acreditación de la identidad del interesado.

DERECHOS DE LOS INTERESADOS

Procedimiento para el ejercicio y obligaciones para el responsable.
Con carácter general, el Reglamento (UE) 2016/679 exige a los responsables que faciliten a los interesados el ejercicio de sus derechos. Este mandato supone que los procedimientos y formas para ello deben ser visibles, accesibles y sencillos. El Reglamento (UE) 2016/679 no establece un modo concreto para el ejercicio de derechos, pero sí requiere a los responsables que posibiliten la presentación de solicitudes por medios electrónicos, especialmente cuando el  tratamiento se realiza por esos medios.

SARA LOPEZ BLANCO garantiza que el ejercicio de estos derechos es gratuito para el interesado, siempre que las solicitudes no sean manifiestamente infundadas o excesivas, especialmente por repetitivas, correspondiendo al responsable de la empresa demostrar el carácter
infundado o excesivo de las solicitudes, pudiendo en estos casos el responsable cobrar un canon que compense los costes administrativos de atender a la petición o negarse a actuar.

Se informará al interesado sobre las actuaciones derivadas de su petición dentro del plazo de un mes, que podrá extenderse dos meses más cuando se trate de solicitudes especialmente complejas.

Esa ampliación del plazo se notifica dentro del primer mes. Si el responsable decide no atender la solicitud, debe informar de ello, motivando su negativa, dentro del plazo de un mes desde su presentación.

Se toman todas las medidas razonables para verificar la identidad de quienes ejerzan los derechos reconocidos en el Reglamento (UE) 2016/679, a través del requerimiento del documento nacional de identidad o documento equivalente que acredite la identidad del  interesado. Asimismo mantiene un REGISTRO DE EJERCICIOS DE LOS DERECHOS (ver anexo) donde se recogen y se mantiene un control de todos los ejercicios de los derechos solicitados por los interesados.

Para el ejercicio de los derechos a través de solicitudes la empresa facilita a los interesados que deseen ejercitar sus derechos los modelos correspondientes recogidos en los anexos y concretados en los puntos siguientes:

Derecho de acceso

El derecho de acceso viene regulado en al art. 15 del Reglamento (UE) 2016/679. En los considerandos 63 y 64, se recoge como un derecho del interesado a obtener, del responsable del tratamiento, confirmación de si se están tratando o no datos personales que le conciernen.

Para atender los derechos de acceso de cualquier interesado SARA LOPEZ BLANCO le facilita un modelo de solicitud adecuado, modelo recogido en el Anexo SOLICITUD DE ACCESO A DATOS accesible bajo petición vía email.

El interesado que solicite este derecho y que se identifique convenientemente obtendrá de la empresa la debida respuesta mediante un documento informativo (modelo recogido en el Anexo
RESPUESTA AL EJERCICIO DEL DERECHO de ACCESO).

Si la respuesta al derecho de acceso se remitiera por correo, al solicitante del derecho se le remitirá el documento de respuesta mediante carta con acuse de recibo, burofax o cualquier otro medio que acredite el envío y la recepción.

Si la respuesta es estimatoria, la información incluirá los datos personales del interesado que son objeto de tratamiento, los fines del tratamiento, las categorías de datos personales tratados así
como los destinatarios o categorías de destinatarios a los que se comunican o serún comunicados los datos, además de cualquier información disponible sobre el origen de los datos, el plazo
previsto de conservación de los mismos o, de no ser posible, los criterios utilizados para determinar este plazo, asá como el derecho a presentar una reclamación ante una autoridad de control. Asimismo se indicará al interesado la existencia del derecho a solicitar del  responsable la rectificación o supresión de datos personales o la limitación del tratamiento de datos personales relativos al interesado, o a oponerse a dicho tratamiento.

Derecho de rectificación

El derecho de rectificación viene recogido en el artículo 16 del Reglamento (UE) 2016/679, por el que el interesado tendrá derecho a obtener sin dilación indebida del responsable del tratamiento la rectificación de los datos personales inexactos que le conciernan.

Teniendo en cuenta los fines del tratamiento, el interesado tendrá derecho a que se completen los datos personales que sean incompletos, inclusive mediante una declaración adicional.

En el caso que los datos del interesado sean incompletos o inexactos, la empresa garantiza la actualización de los mismos sin dilación indebida.

El interesado puede solicitar el derecho de rectificación de sus datos mediante el modelo de solicitud que se acompaña en el Anexo  SOLICITUD DE RECTIFICACIÓN A DATOS accesible bajo petición vía email.

Una vez rectificados los datos la empresa informará al interesado sobre la rectificación llevada a cabo (Anexo RESPUESTA AL EJERCICIO DE LOS DERECHOS)

Derecho a la limitación del tratamiento

El derecho a la limitación del tratamiento viene regulado en el art. 18 del Reglamento (UE) 2016/679 y establece el derecho a que los datos sean limitados a petición del interesado.

El interesado puede solicitar el derecho a la limitación de sus datos mediante el modelo de solicitud que se acompaña en el Anexo SOLICITUD DE LIMITACIÓN DEL TRATAMIENTO DE DATOS accesible bajo petición vía email.

La empresa en respuesta puede proceder a la limitación del tratamiento de los datos del interesado si concurre alguna de las circunstancias siguientes:

– Cuando el interesado impugna su exactitud, se limita el tratamiento durante el plazo necesario para verificar la exactitud de los datos.

– Cuando el tratamiento de los datos es ilícito pero el interesado se opone a la supresión de sus datos

– Cuando los datos ya no son necesarios para las finalidades de la empresa pero si son necesarios para el interesado (reclamaciones, etc…)

– Cuando el interesado se opone al tratamiento mientras se verifica si los intereses legítimo de la empresa prevalecen sobre los del interesado.

Para la limitación de los datos, la empresa seguirá alguno de los siguientes métodos:

– Trasladará temporalmente los datos seleccionados a otro sistema de tratamiento.

– Impedirá el acceso de usuarios a los datos personales seleccionados.

– Retirará temporalmente los datos publicados de un sitio internet.

– Indicará claramente en el sistema (fichero automatizado) que los datos que se pretenden tratarse encuentra limitado su tratamiento.

En los casos en los que la empresa proceda a la limitación del tratamiento, los datos del afectado sólo podrán ser objeto de tratamiento:

– Para su conservación.

– Con el consentimiento del interesado.

– Para la formulación, el ejercicio o defensa de reclamaciones.

– Para la protección de los derechos de la persona física o jurídica

– Por razones de interés público de la UE o Estados miembros.

Una vez limitados los datos se informará al interesado justificando su decisión (Anexo RESPUESTA AL EJERCICIO DE LOS DERECHOS) así como la limitación llevada a cabo. Igualmente se informará cuando se levante la limitación al tratamiento.

Derecho de supresión / derecho al olvido

El art. 17 del Reglamento (UE) 2016/679 indica que el interesado tendrá derecho a obtener sin dilación indebida del responsable del tratamiento la supresión de los datos personales que le conciernan.

El interesado puede solicitar el derecho de rectificación de sus datos mediante el modelo de solicitud que se acompaña en el Anexo SOLICITUD DE SUPRESIÓN/DERECHO AL OLVIDO accesible bajo petición vía email.

La empresa procede a la supresión del tratamiento de los datos del interesado cuando concurra alguna de las circunstancias siguientes:

– Los datos personales ya no son necesarios en relación con los fines para los que fueron recogidos.

– El interesado retira el consentimiento en que se basa el tratamiento y no se base en otro fundamento jurídico.

– El interesado se opone al tratamiento (derecho de oposición).

– Los datos personales se han tratado de forma ilícita.

– Los datos personales se suprimen para el cumplimiento de una obligación legal que se aplique al responsable del tratamiento.

– Los datos personales se han obtenido en relación con la oferta directa a niños de servicios de sociedad de la información.

La empresa no procede a aceptar las peticiones de supresión del interesado cuando el tratamiento sea necesario en los siguientes supuestos:

– Para ejercer el derecho a la libertad de expresión e información.

– Para el cumplimiento de una obligación legal que requiera el tratamiento de datos impuesta por el Derecho de la UE o de los Estados miembros que se aplique al responsable del tratamiento o para el cumplimiento de una misión realizada en interés público o en el ejercicio de poderes públicos conferidos al responsable.

– Por razones de interés público en el ámbito de la salud pública.
– con fines de archivo en interés público, investigación científica o histórica o fines estadísticos.

– Para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones.
La empresa informa sin dilación del carácter estimatorio o  desestimatorio del derecho solicitado por el interesado, así como la supresión llevada a cabo. Modelo Anexo RESPUESTA AL EJERCICIO DE LOS DERECHOS.

Derecho de oposición

El derecho de oposición viene regulado en el art. 21 del Reglamento (UE) 2016/679. Podemos decir que es el derecho del interesado a oponerse, en cualquier momento, por motivos legítimos y fundados relacionados con su situación particular, a que los datos personales que le conciernan sean objeto de un tratamiento.

Para atender el derecho de oposición de cualquier interesado SARA LOPEZ BLANCO facilita un modelo de solicitud adecuado, modelo recogido en el Anexo SOLICITUD DE OPOSICIÓN accesible bajo petición vía email.

Cuando el interesado ejercite el derecho de oposición, SARA LOPEZ BLANCO dejará de tratar dichos datos personales, realizando un análisis con el fin de considerar si prevalece o no el derecho del interesado sobre los intereses legítimos de la empresa. Para tal fin se analizará pormenorizadamente la situación, los motivos y la documentación aportada por el interesado.

Si existen motivos legítimos que justifiquen el tratamiento (por ejemplo para la formulación, el ejercicio o la defensa de  reclamaciones) se seguirán tratando los datos, aunque se atienda la
solicitud del interesado, pudiendo desestimarse.

Derecho de portabilidad

El art. 20 del Reglamento (UE) 2016/679, recoge que los usuarios tienen un nuevo derecho, el derecho a la portabilidad. Este derecho complementa al derecho de acceso, ya que permite a los interesados obtener los datos que se han proporcionado en un formato  estructurado, de uso común y de lectura mecánica.

El derecho a la portabilidad también implica que los datos personales del interesado podrán transmitirse directamente de una entidad o empresa a otra, sin necesidad de ser entregados al propio interesado, siempre que ello sea técnicamente posible.

El Reglamento abre así la posibilidad no sólo de obtener los datos y reutilizarlos, sino también de transmitirlos a otro proveedor de servicios. Por tanto, el interesado tendrá la opción de solicitar sus
datos o la transmisión de los mismos directamente de una entidad a otra.

La empresa garantiza el ejercicio del derecho a la portabilidad del interesado mediante un modelo de solicitud adecuado, modelo recogido en el Anexo SOLICITUD DE PORTABILIDAD accesible bajo petición vía email.

Una vez solicitado el derecho se remite al interesado todos aquellos datos personales que le incumban y que haya facilitado, siempre y cuando el tratamiento está basado en el consentimiento o sea necesario para la ejecución de un contrato y el mismo se efectúe por medios  automatizados.

Asimismo facilita que los interesados reciban los datos en un formato estructurado de uso común y de lectura mecánica e interoperable, siempre que la tecnología lo permita.

La empresa no aplica el derecho a la portabilidad a los datos que el interesado haya facilitado sobre terceras personas ni sobre los datos que le hayan sido proporcionados a través de terceros.

RELACIONES RESPONSABLE – ENCARGADO

Elección del encargado del tratamiento

El art. 28 del Reglamento (UE) 2016/679 manifiesta que “el responsable del tratamiento elegirá únicamente un encargado que ofrezca garantías suficientes para aplicar medidas técnicas y organizativas apropiadas, de manera que el tratamiento sea conforme con los requisitos del presente Reglamento y garantice la protección de los derechos del interesado”.

A su vez, en el considerando 81 se añade que, en particular, el responsable atenderá a los conocimientos especializados, fiabilidad y recursos del encargado de tratamiento, de cara a la aplicación de las medidas técnicas y organizativas que cumplan los requisitos del Reglamento.

SARA LOPEZ BLANCO garantiza una diligencia debida en la elección del encargado del tratamiento que ofrezca garantías suficientes para que el tratamiento de los datos se realice conforme al Reglamento (UE) 2016/679, y proteja los derechos de las personas afectadas.

SARA LOPEZ BLANCO es responsable de los tratamientos de datos realizados por el encargado y no pierde esta consideración en ningún caso.

Con todos y cada uno de los encargados de tratamiento elegidos SARA LOPEZ BLANCO suscribe un contrato de confidencialidad vinculante (Anexo CONTRATOS DE CONFIDENCIALIDAD DE ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO) regulando la relación entre ambos.

Es posible que el acuerdo de confidencialidad entre responsable y encargado forme parte del contrato de prestación de servicios. En este caso se añadirá al contrato una cláusula de protección de datos específica que recoja el contenido del anexo citado en el párrafo anterior.

El contrato garantiza entre otros aspectos:

– Que el encargado del tratamiento no recurre a otro encargado del tratamiento sin la autorización previa por escrito de la empresa responsable de los tratamientos de datos.

– Que las personas autorizadas a tratar los datos se han comprometido a respetar la confidencialidad de los datos y que poseen la formación necesaria en la materia

– Que el encargado del tratamiento pondrá a disposición del responsable toda la documentación necesaria para demostrar el cumplimiento de las obligaciones y que contribuirá a la realización de auditorías por parte del responsable.

En el REGISTRO DE ENCARGADOS DE TRATAMIENTO (ver Anexo) se recogen todos los encargados del tratamiento contratados por la empresa.

Verificación del cumplimiento de las obligaciones

En función al art. 28 apdo 3.h) del Reglamento (UE) 2016/679, SARA LOPEZ BLANCO requiere a cada encargado del tratamiento para que al menos con una periodicidad anual demuestre que mantiene el cumplimiento de las obligaciones contractuales así como las medidas de seguridad que garantizan la protección de los datos.

Para ello se podrán realizar auditorías de revisión sobre los encargados del tratamiento o en su lugar instar a que el encargado aporte las pruebas documentales necesarias (Anexo CARTA INFORMATIVA PARA ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO).

Tratamiento de datos por encargo

Cuando un responsable (un cliente habitualmente) solicite el tratamiento de datos por encargo, SARA LOPEZ BLANCO actuará como encargado del tratamiento, ateniéndose a todas las obligaciones establecidas por el art. 28 del Reglamento (UE) 2016/679.

En el Anexo CLÁUSULA DE CONFIDENCIALIDAD PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS POR ENCARGO se recoge el contenido  contractual vinculante que debe estar suscrito por ambas partes o en su defecto el acuerdo contractual que el responsable del tratamiento  establezca.

MEDIDAS DE RESPONSABILIDAD ACTIVA

Análisis de riesgos. Registro de actividades de tratamiento.

El Reglamento (UE) 2016/679 no ofrece un repertorio de medidas de seguridad predefinidas. Lo que plantea es que las medidas de seguridad se establezcan en función al riesgo detectado y que puedan adaptarse en función a los nuevos riesgos o a las circunstancias  cambiantes de la empresa.

Básicamente se trata de un enfoque proactivo en lo que respecta a la seguridad que exige no solo la existencia de esas medidas en un papel sino a su aplicación efectiva.

SARA LOPEZ BLANCO cumple con el citado enfoque proactivo en la seguridad del tratamiento de los datos estableciendo garantías de seguridad adecuadas que eviten, fundamentalmente:

– El tratamiento no autorizado o ilícito de datos personales.

– La pérdida de los datos personales, la destrucción o el daño  accidental.

Para determinar las medidas técnicas y organizativas se tiene en cuenta el estado de la técnica, los costes de la aplicación, y la  naturaleza, el alcance, el contexto y los fines del tratamiento, así como
los riesgos que éstos pueden generar sobre de los derechos y  libertades de las personas físicas.

El análisis de los riesgos es el resultado de una reflexión sobre las implicaciones que los tratamientos de datos de carácter personal tienen sobre los interesados.

Para ello, se han definido la naturaleza y los tipos de tratamiento que SARA LOPEZ BLANCO realiza, sus características, finalidades, modos de tratamiento, posibles destinatarios y control del personal con acceso a los datos.

De este análisis se determina si cada actividad de tratamiento tiene ESCASO RIESGO (nivel BAJO según la LOPD de 1999) o por el contrario tiene un ALTO RIESGO (niveles MEDIO y ALTO según la LOPD) para los derechos y libertades fundamentales de las personas.

Este procedimiento de análisis de las actividades de tratamiento y de los riesgos que conllevan se repite y se revisa de forma periódica al objeto de garantizar el principio de responsabilidad proactiva.

Los resultados de la evaluación de riesgos se recogen en el registro de actividades de tratamiento.

Si el resultado de la evaluación en todas las actividades de tratamiento determina que el riesgo es ESCASO (bajo) no será necesaria la realización de una evaluación de impacto.

Si el resultado de la evaluación en alguna de las actividades de tratamiento determina que el riesgo es ALTO (medio/alto) se procede a realizar evaluación de impacto, que quedará documentada como se indica en el apartado correspondiente de este documento.

El análisis de los riesgos determinará la existencia del delegado de protección de datos tal como se define en el apartado correspondiente de este documento.

Las medidas técnicas y organizativas aplicadas por la empresa aparecen descritas en el apartado correspondiente a las medidas de seguridad.

Protección de datos desde el diseño y por defecto

En virtud del art. 25 del Reglamento (UE) 2016/679 y teniendo en cuenta la naturaleza, el ámbito de aplicación, el contexto y la finalidad de los tratamientos indicados en el apartado anterior, la empresa tiene implantadas las medidas de seguridad, tanto técnicas como  organizativas, que garantizan que los tratamientos son realizados de forma segura.

Asimismo la empresa garantiza que el tratamiento de los datos se analiza con carácter previo y durante la actividad de tratamiento, determinando el alcance del tratamiento, los datos mínimos necesarios para atender la finalidad prevista, la duracin del tratamiento, la  conservación de los datos y el control de acceso a los mismos.

Para cada actividad de tratamiento y con carácter previo al mismo, cumpliendo con la protección desde el diseño y por defecto, la empresa analiza todos los aspectos implicados en la seguridad del tratamiento: los riesgos para las libertades y los derechos de las personas en función a la naturaleza de los datos que se van a solicitar, la finalidad para la que se solicitan, el origen, el tipo de tratamiento, los destinatarios, la posibilidad de realizar transferencias internacionales de los datos, la posibilidad de realizar estudios de perfiles y la cantidad de datos que se esperan tratar.

En base a lo anterior se determinan los medios de tratamiento más adecuados, siendo en cualquier caso, medios técnicos y organizativos que garanticen el cumplimiento del Reglamento (UE) 2016/679.

Durante las actividades de tratamiento la empresa adopta las medidas de control, técnicas y organizativas, que se describen en este documento tanto sobre los medios de tratamiento como sobre las personas con acceso a los datos tratados.

La empresa garantiza que, por defecto, los datos no son accesibles a un número indeterminado de personas físicas, que sólo son accesibles para las personas autorizadas (tanto encargados del tratamiento como trabajadores de la empresa), y a través de medios controlados y  supervisados de forma periódica.

En el siguiente apartado se recogen las medidas adoptadas, tanto de índole técnica como organizativa, para la protección de los datos; soportes y modos de almacenamiento, control de accesos, copias de seguridad, compromisos de confidencialidad, etc.

Medidas de seguridad técnicas y organizativas

El Reglamento (UE) 2016/679 indica que las medidas de seguridad deberán ser proporcionales y adecuadas al riesgo detectado en cada actividad de tratamiento.

Para garantizar la protección permanente se realiza un proceso de verificación, evaluación y valoración periódica de la eficacia de las medidas técnicas y organizativas para garantizar la seguridad del tratamiento.

Para las medidas técnicas, el responsable o en su defecto la persona designada  dispone de un  procedimiento de control de los soportes que contienen datos personales (SOPORTES Y MEDIDAS DE SEGURIDAD – Documento gestionado internamente por la empresa). En el mismo anexo se describen los resultados de los análisis asÃcomo
las medidas de seguridad técnicas adoptadas.

El procedimiento de control analiza todos los soportes, tanto electrónicos (ordenadores, dispositivos electrónicos inteligentes, servidores, etc..) como manuales (archivadores, carpetas, etc..) y determina los riesgos en función a las actividades de tratamiento que contengan.

Asimismo se han incluido medidas para asegurar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia permanentes de cada uno de los soportes o sistemas de tratamiento, así como medidas para asegurar la capacidad de restaurar la disponibilidad y el acceso a los datos  personales de forma rápida en caso de incidente físico o técnico.

Se atiende el compromiso de formar a todos los trabajadores que tienen acceso y/o tratan datos de carácter personal. Una formación en materia de protección de datos adecuada y revisable (en el registro de control se incluye un apartado específico para la formación de cada trabajador).

Mención especial a las medidas organizativas adoptadas para garantizar que las personas autorizadas a tratar datos personales sigan determinadas instrucciones y buenas pá¡cticas que manifiestan conocer, comprender y respetar (Anexo COMPROMISO DE  CONFIDENCIALIDAD PARA TRABAJADORES Documento gestionado internamente por la empresa)

Violaciones de seguridad de datos de carácter personal. Brechas de seguridad.

SARA LOPEZ BLANCO ha tenido en cuenta los riesgos que presenta el tratamiento como consecuencia de su destrucción, pérdida o alteración accidental o ilícita que son transmitidos, conservados o tratados, o la comunicación o acceso no autorizados a dichos datos para evaluar el
nivel de seguridad aplicado.

Cuando se produzcan violaciones de seguridad como por ejemplo, el robo o acceso indebido a los datos personales y en cumplimento de los artículos 33 y 34 del Reglamento (UE) 2016/679 de datos de carácter personal, se seguirá el procedimiento de registro de la violación de  seguridad detectada.

Para la gestión de la brecha o violación de la seguridad de los datos, el responsable de seguridad (o el delegado de protección de datos en su caso) actuará llevando a cabo un procedimiento de análisis y registro de la situación.

Para el análisis se tendrá en cuenta si la violación de los datos afectados supone un riesgo para los derechos y libertades de las personas que pueda provocar daños y perjuicios físicos, materiales o
inmateriales o que pueda suponer:

– Problemas de discriminación

– Usurpación de identidad o fraude

– Pérdidas financieras

– Daño para la reputación

– Pérdida de confidencialidad de datos sujetos al secreto profesional

– Reversión no autorizada de la seudonimización o cualquier otro perjuicio económico o social significativo

Asimismo se analiza si la violación de los datos puede privar a los interesados de sus derechos y libertades o les impide ejercer el control sobre datos personales que revelen:

– El origen étnico o racial

– Las opiniones políticas

– La religión o creencias filosóficas

– La militancia en sindicatos

– El tratamiento de datos genéticos

– Datos relativos a la salud o datos sobre la vida sexual

– Relativos a las condenas e infracciones penales o medidas de seguridad conexas

Se analizan los casos en los que se evalúen aspectos personales:

– En particular el análisis o la predicción de aspectos referidos al rendimiento en el trabajo

– Situación económica

– Datos de salud

– Preferencias o intereses personales

– Fiabilidad o comportamiento, situación o movimientos, con el fin de crear o utilizar perfiles personales

Igualmente se analizan los casos en los que se traten datos personales de personas vulnerables, en particular niños.

Si en el análisis anterior se llega a la conclusión que la brecha afecta o puede suponer un riesgo para las personas físicas, se notificará dicha violación en el Registro de la Agencia Española de protección de datos y se notificará al afectado.

Notificación de violaciones de seguridad de los datos

En caso que sea necesario notificar la brecha de seguridad, la notificación se realizará ante la antes de las 72 horas siguientes a que el responsable tenga constancia de ella.

Se realizará por medios electrónicos a través de la sede electrónica de la Agencia Española de Protección de Datos en la dirección:  https://sedeagpd.gob.es aportando toda la información necesaria para el esclarecimiento de los hechos que hubieran dado lugar a la  incidencia. La notificación incluye:

– La naturaleza de la violación, categorías de datos y de interesados afectados. https://sedeagpd.gob.es aportando toda la información necesaria para el esclarecimiento de los hechos que hubieran dado lugar a la incidencia. La notificación incluye:

– La naturaleza de la violación, categorías de datos y de interesados afectados.

– Las medidas impuestas por el responsable para resolver esa quiebra.

– Si procede, las medidas adoptadas para reducir los posibles efectos negativos sobre los interesados.

La notificación a los afectados se realizará en el mismo plazo y forma que el descrito.

Evaluación de impacto sobre protección de datos

La evaluación de impacto es, principalmente, un ejercicio de análisis de los riesgos que un determinado sistema de información, producto o servicio puede suponer para el derecho a la protección de datos de los afectados cuyos datos se tratan y, como resultado de ese análisis, la
gestión de dichos riesgos mediante la adopción de las medidas  necesarias para eliminar o atenuar en lo posible aquellos que se hayan identificado.

La empresa recaba el asesoramiento del delegado de protección de datos, en su caso, al realizar la evaluación de impacto.

La empresa realiza una evaluación de impacto en tratamientos a gran escala de categorías especiales de datos o relativos a condenas e infracciones penales; en tratamientos que suponen una observación sistemática a gran escala de una zona de acceso de público; así como en operaciones de tratamiento incluidas en una lista publicada por la autoridad.

La evaluación de impacto que realiza la empresa incluye una descripción sistemática de las operaciones de tratamiento previstas y de los fines del tratamiento, y cuando procede el interés legítimo
perseguido; asimismo incluye una evaluación de la necesidad y proporcionalidad de las operaciones de tratamiento con respecto a su finalidad y una evaluación de los riesgos para los derechos y libertades; así como las medidas previstas para demostrar la  conformidad con el Reglamento (UE) 2016/679, teniendo en cuenta los derechos e intereses legítimos de los interesados y de otras personas afectadas, y por último incluye las medidas previstas para afrontar
los riesgos, garantías y mecanismos para garantizar la protección de datos.

La empresa reexamina las EIPD (evaluación de impacto relativa a la protección de datos) siempre que es necesario y cuando exista un cambio de los riesgos que representen las actividades del tratamiento, y asimismo consulta a la autoridad de control antes de proceder al tratamiento cuando una EIPD muestre que el mismo entrañará un alto riesgo si no toman medidas para mitigarlo. Cuando la empresa consulte a la autoridad de control cumple con la obligación de  informar de las responsabilidades respectivas de los implicados en el tratamiento en la consulta a la autoridad de control, así como los fines y medios del tratamiento previsto en la consulta, y de las medidas y garantías establecidas para proteger los derechos y libertades; en su caso se facilitan los datos de contacto del delegado de protección de datos, así como la evaluación de impacto y facilita cualquier otra información que solicita la autoridad de control.

Todas las evaluaciones de impacto que la empresa deba realizar quedarÃán debidamente documentadas.

Delegado de protección de datos

Conforme al artículo 37.1 del RGPD son 3 casos específicos en los que el responsable o el encargado del tratamiento designarán un delegado de protección de datos:

– Cuando el tratamiento lo lleve a cabo una autoridad u organismo público, excepto los Tribunales que actúen en el ejercicio de su función judicial.

– Cuando las actividades principales del responsable o del encargado consistan en operaciones de tratamiento que, en razón de su naturaleza, alcance o fines, requieran una observación habitual y sistemática de interesados a gran escala; o

– Cuando las actividades principales del responsable o del encargado consistan en el tratamiento a gran escala de categorías especiales de datos personales y de datos relativos a condenas e infracciones penales.

Si tras el análisis de las actividades de tratamiento se determina que la empresa requiere el nombramiento de un Delegado de Protección de Datos, lo hará por requerimiento legal atendiendo a sus cualidades de profesionales, conocimientos y competencias en la materia.

El modelo de nombramiento del Delegado de Protección de Datos figura en el Anexo DELEGADO DE PROTECCIÓN DE DATOS (DPD) (Documento gestionado internamente por la empresa) y una vez nombrado sus datos deberán hacerse públicos.

La empresa garantiza que el DPD participa de forma adecuada y en tiempo oportuno en todas las cuestiones relativas a la protección de datos personales y le da respaldo en el desempeño de sus funciones.

Asimismo le facilita los recursos necesarios para el desempeño de sus funciones y para el mantenimiento de sus conocimientos, el acceso a los datos personales y a las operaciones de tratamiento.

La empresa garantiza que el delegado de protección de datos no recibe ninguna instrucción en lo que respecta al desempeño de sus funciones, asimismo garantiza que no destituye ni sanciona al delegado de protección de datos por desempeñar sus funciones.

El delegado de protección de datos rinde cuentas a la empresa al más alto nivel jerárquico, atiende a los interesados y está obligado a mantener la confidencialidad en el desempeño de sus funciones.

Si el delegado de protección de datos desempeña otras funciones la empresa garantiza que no da lugar a conflicto de intereses.

Asimismo las funciones del DPD son informar, asesorar y formar al personal de las obligaciones que les incumben, y actúa y coopera como punto de contacto con la autoridad de control.

TRANSFERENCIAS INTERNACIONALES

Para poder realizar transferencias internacionales de datos personales el art. 44 Reglamento (UE) 2016/679 impone sobre el responsable y el encargado del tratamiento la obligación de cumplir con las condiciones del capítulo V. Podrá realizarse la transferencia cuando:

1. existan garantías para la protección de los datos de las personas físicas en el tercer país destinatario de los datos;

2. se hayan elaborado y aprobado normas corporativas vinculantes (NCV) o;

3. a falta de lo anterior, cuando pueda acogerse a una de las excepciones previstas.

Cuando la empresa realice transferencias internacionales de datos o utilice servidores de internet para el almacenamiento de datos de carácter personal, realizará un estudio de la situación de dichos servidores, así como de sus proveedores, analizando si existen  garantías para las personas cuyos datos se encuentran en dicha  situación, concretamente si:

– existe un instrumento jurídico vinculante y exigible entre entre las autoridades u organismos públicos de los diferentes países.

– existen normas corporativas vinculantes (aprobadas por la autoridad de control/comisión) entre la empresa y las empresas destinatarias de los datos.

– existen cláusulas tipo (aprobadas por la autoridad de  control/comisión) anexadas al contrato de servicios.

– existe un código de conducta (aprobado por la autoridad de control/comisión) junto con compromisos vinculantes exigibles por el tercer país.

– existe un mecanismo de certificación.

– se dispone del consentimiento explícito del interesado y se le ha  informado de los posibles riesgos.

Los resultados quedarán debidamente documentados en el registro de actividades de tratamiento.

VERIFICACIÓN PERIÓDICA DEL SISTEMA DE PROTECCIÓN DE DATOS

Con el fin de mantener un control constante de los sistemas de protección de datos adoptados por la empresa, con carácter periódico y cada vez que se realicen cambios en las actividades de tratamiento …la empresa… se compromete a realizar auditorías internas de  verificación periódicas, donde se analicen todos los puntos de control relacionados con las actividades de tratamiento llevadas a cabo. Los resultados serán documentados y puestos a disposición de la autoridad de control y los interesados que así lo soliciten como prueba de conformidad.

Documento actualizado con fecha: 04 Junio 2018

REGISTRO DE ACTIVIDADES DE TRATAMIENTO DE SARA LOPEZ BLANCO

Responsable del tratamiento

Razón social: SARA LOPEZ BLANCO

CIF: 08037922C

Dirección: CMO. CASERIO 5, 1º A

Población: TORRECABALLEROS

CP: 40160

Provincia: Segovia

Email: sara@saralabla.com

Corresponsables del tratamiento

Actividades de tratamiento de datos de carácter personal

– Empleados

– Clientes

– Proveedores

– Agenda – Email

– Usuarios Web

Actividad de tratamiento: EMPLEADOS

Finalidad del tratamiento:

Este fichero contiene datos relativos al control, evolución y administración de nuestros empleados cuando proceda.

Resultado de análisis de los riesgos:

Básico

Actividad de tratamiento: CLIENTES

Finalidad del tratamiento:

Este fichero contiene datos relativos al control, evolución y administración de nuestros CLIENTES.

Resultado de análisis de los riesgos:

Básico

Actividad de tratamiento: PROVEEDORES

Finalidad del tratamiento:

Este fichero contiene datos relativos al control, evolución y administración de nuestros PROVEEDORES.

Resultado de análisis de los riesgos:

Básico

 

Actividad de tratamiento: AGENDA -EMAIL

Finalidad del tratamiento:

Gestión interna de servicios, fidelización y mejora empresarial.

Resultado de análisis de los riesgos:

Básico

 

Actividad de tratamiento: USUARIOS WEB

Finalidad del tratamiento:

Usuarios, (personas físicas) que utilizan los servicios ofrecidos desde la Web de la empresa se declarará cuando recaba datos de carácter personal a través de la Web, formularios, registros, etc.

Resultado de análisis de los riesgos:

Básico